Stołeczny Magazyn Policyjny - strona główna

Finanse w pigułce

22.03.2024 • Tomasz Oleszczuk

Funkcjonowanie Wydziału Finansów i Budżetu KSP dla wielu osób jest tak oczywiste, że dostrzegają jego znaczenie dopiero w momencie, gdy pojawia się problem np. w wypełnieniu wniosku, raportu, przeprowadzenia postępowania szkodowego, rozliczenia biegłego, świadka, osoby przybranej do okazania, czy też potrzebują uzyskać zaświadczenie o zarobkach. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że oprócz obsługi naszych służbowych spraw finansowych, pracownicy wydziału zajmują się również wieloma innymi zagadnieniami, mającymi istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie Komendy Stołecznej Policji i jednostek podległych. O tym, czym zajmuje się Wydział Finansów i Budżetu, jakie zadania wykonują jego pracownicy, które z nich są najbardziej czasochłonne oraz czego nie wiecie o finansach, opowie nam naczelnik tej komórki organizacyjnej Pani Sylwia Mrózek.

Zdjęcie: Tomasz Oleszczuk

Każdy, kto usłyszy nazwę Wydział Finansów i Budżetu – myśli od razu o pieniądzach. Czy tylko wokół nich koncentruje się praca tej komórki? Jeśli nie, to jakie jeszcze zadania wykonują policjanci i pracownicy wydziału?

Nasza praca to nie tylko pieniądze, chociaż tak najczęściej jesteśmy postrzegani. Policjantom i pracownikom cywilnym wydaje się, że naszym zajęciem są jedynie wypłaty wynagrodzeń, uposażeń, trzynastek i nagród. A tak naprawdę jest to niewielki zakres pracy, jaką wykonujemy każdego dnia. Zajmujemy się planowaniem budżetu, aby zapewnić płynność finansową naszym pracownikom, ale także tysiącom kontrahentów, którym musimy zapłacić za usługi, jakie dla nas wykonują, począwszy od papieru do drukarek poprzez media, aż po duże inwestycje. Musimy być na bieżąco z aktami prawnymi i ich zmianami, aby nie dopuścić do ich naruszenia w wielu obszarach.

Bez wątpienia Wasza praca jest nieoceniona i stanowi ważneogniwo, które pozwala na funkcjonowanie pozostałych policyjnych obszarów. Jak wygląda struktura wydziału?

Ułatwiamy innym funkcjonowanie i współpracę, wydając własne decyzje, wytyczne, procedury i instrukcje. Dlatego w strukturach wydziału mamy kilka sekcji i zespołów, które są odpowiedzialne za poszczególne zadania. Są to: Sekcja Wydatków Osobowych – najliczniejsza w wydziale, Sekcja Budżetu, Sekcja Księgowości, Sekcja Windykacji Należności Budżetowych, Sekcja Rozliczeń oraz zespoły: ogólny, ds. inwentaryzacyjnych, środków trwałych oraz spraw socjalnych.

Waszym atrybutem są wytwarzane dokumenty. Czy istnieje jakiś miernik ich policzalności, mówiąc o ich papierowej wersji? 

W ciągu roku nasz wydział wytwarza tony dokumentów finansowych. Mierzymy je w metrach i nie są one bieżące. To metrowe, papierowe „stosy” dokumentacji.

Czy te „stosy” nie wymagają czasami specjalnego środka transportu?

W związku z ogromną ilością oraz wagą dokumentacji zakupiono dla nas specjalny wózek transportowy do przewożenia wyciągów bankowych. Jest bardzo pomocny, zwłaszcza gdy w ciągu jednego dnia mamy kilkumilionowe zasilenie na rachunku komendy. Regulujemy wówczas tysiące faktur i setki przygotowanych przez nasz wydział list z różnymi należnościami.

Czy wydział korzysta z takich udogodnień, jakim jest może elektroniczny obieg dokumentów? I jak wygląda archiwizacja tych dużych ilości dokumentacji?

Od pierwszego dnia mojej pracy w „Pałacu” zaskoczył mnie ogromny zakres i ogrom pracy w wydziale. Nie mamy wdrożonego elektronicznego obiegu dokumentów i większość pracy nadal wykonujemy ręcznie. Dalej pierwsze miejsce zajmuje papier, który trzeba jeszcze uporządkować, poukładać w odpowiednie miejsca i przechowywać przez dwa lata „pod ręką”. Kolejne dokumenty finansowe gromadzone są w przygotowanym dla nas archiwum na Szczęśliwicach. Archiwizowanie i dalsza procedura z dokumentacją – to skomplikowany i czasochłonny proces.

Jeśli Pani Naczelnik miałaby wymienić w kolejności od najważniejszego realizowanego przez Was zadania, to od czego by Pani zaczęła?

Nie ma u nas zadań bardziej i mniej ważnych. Każde na poszczególnym etapie realizowane jest z taką samą starannością i dokładnością. Wszystko po to, aby efekt był prawidłowy i zadowalający. Większość czynności realizowanych jest łańcuchowo, angażując kilka sekcji jednocześnie. Każda z osób wykonuje część swojego zadania, aby kolejno wykonać je dobrze w całości.

Czy moglibyśmy podać przykład zadania z jednej strony ważnego, z drugiej niezwykle pracochłonnego, do którego realizacji zaangażowana jest nie tylko grupa pracowników, ale całe komórki organizacyjne wchodzące w skład wydziału?

Posłużę się tu przykładem comiesięcznych wypłat wynagrodzeń czy uposażeń. To nie jest tylko wydruk z systemu, czy wciśnięty „enter” w aplikacji bankowej. Każdy pracownik i policjant są traktowani indywidualnie. Sekcja Wydatków Osobowych przy wypłacie musi weryfikować wysokość stosowanych składek, potrąceń komorniczych, zwolnień lekarskich, bezpłatnych urlopów, wysokości rat pożyczki pracowniczej, ubezpieczenia czy ulg. Wprowadza dane w system, przelicza wysokość należnej wypłaty i drukuje zestawienia, które są sprawdzane przez kierownika sekcji, a następnie zatwierdzane i akceptowane przez Głównego Księgowego KSP i mnie bądź zastępcę wydziału.

Tylko w tym jednym zadaniu biorą udział 4 komórki organizacyjne naszej jednostki. Sekcja Budżetu planuje i zabezpiecza środki na ten cel, Sekcja Wydatków Osobowych nalicza i przygotowuje metrowe zestawienia, Sekcja Rozliczeń wprowadza stosowne dane do systemów bankowych i realizuje wypłaty, a następnie Sekcja Księgowości musi te wszystkie informacje zapisać w księgach rachunkowych komendy.

Tak wygląda proces samych wypłat dla pracowników i policjantów garnizonu. Dokumenty przechodzą przez wiele różnych rąk i na każdym etapie realizacji są drobiazgowo sprawdzane pod względem poprawności zapisów.

Z tego, co Pani Naczelnik przedstawia – to wypłaty wynagrodzeń faktycznie są procesem wymagającym wiele uwagi, weryfikacji i sprawdzeń, a co z pozostałymi zadaniami? Czy każde inne też wymaga takiej skrupulatności oraz systematyczności?

U nas wszystko musi się zgadzać. Gdy do tego dołożymy bieżącą realizację naszych zadań m.in. naliczanie i wypłaty za podróże krajowe i zagraniczne, wypoczynki, zapomogi, dojazdy do służby, mieszkaniówkę, finansową realizację postanowień sądowych i wszelkie równoważniki po rachunki i faktury, nie ma mowy, abyśmy mogli pozwolić sobie na odłożenie pracy na potem. W przypadku nieobecności któregoś z pracowników, jego zadania muszą wykonać koledzy i koleżanki z poszczególnych sekcji.

Czyli wszystkie Wasze zadania możemy śmiało zakwalifikować do tzw. ważnych? Czy realizowane kompetencje finansowe wymagają też dodatkowych kontroli i sprawdzeń?

Wszystkie zadania wymagają od nas pełnego zaangażowania. Pomimo że za zaciągane zobowiązania odpowiedzialne są wydziały dysponujące środkami budżetowymi oraz zatwierdzający ich wydatkowanie kierownicy komórek i jednostek organizacyjnych KSP, ostateczna kontrola formalno-rachunkowa należy do nas. Musimy sprawdzić, czy każdy wydatek jest zgodny z planem finansowym jednostki i czy komendę zwyczajnie na daną chwilę na niego stać.

Czy to Wydział Finansów i Budżetu KSP zarządza środkami finansowymi przekazywanymi na bieżące funkcjonowanie jednostki Policji?

Bezpośrednio to my zarządzamy pieniędzmi przyznanymi za pośrednictwem KGP przez Ministerstwo Finansów. Dlatego niezwykle ważna jest współpraca pomiędzy wydziałami i jednostkami, jaką staramy się utrzymywać.

Wróćmy jeszcze do realizacji zadań. Co jest najbardziej czasochłonne w księgowości?

Jeśli chodzi o najbardziej czasochłonne zadanie, to zdecydowanie księgowanie dokumentacji, czyli wprowadzanie wszelkich zobowiązań i wydatków komendy w księgi rachunkowe. Ze względu na specyfikę naszej pracy oraz możliwości techniczne, to zadanie najbardziej nas absorbuje. Każdy dokument tak naprawdę wprowadzany jest do księgi komendy dwukrotnie. Po raz pierwszy, kiedy trafia do wydziału i kolejny raz po jego uregulowaniu. Tych dokumentów księgowych wymagających zewidencjonowania nie jesteśmy w stanie zliczyć, a mowa jest tu o tysiącach ryz papieru. Każdemu dokumentowi musimy nadać stosowny bieg i wewnętrzne procedury. To tytaniczna praca.

Zakres Waszej pracy jest bardzo szeroki, a do tego równie odpowiedzialny. Czy narzędzia wspierające Waszą pracę można uznać za uniwersalne, sprawdzające się w każdych warunkach?

Jesteśmy jedną z największych komend Policji w kraju i nie wszystkie dostępne narzędzia wspierające pracę naszej formacji przystają do naszej rzeczywistości. Niektóre z nich świetnie sprawdzają się w mniejszych jednostkach. Dla nas są po prostu zbyt mało elastyczne.

Jak wygląda cykl Waszej pracy i czy są okresy wymagające od Was więcej wysiłku? Jeśli tak, to który jest najgorętszy w roku?

Ze względu na obieg dokumentacji w naszym wydziale – wzmożony okres pracy w danej sekcji wymaga poświęcenia także ze strony innych zespołów. Dla Sekcji Wydatków Osobowych zawsze początek i koniec miesiąca są intensywniejsze oraz ten czas, kiedy jest wypłata np. nagród uznaniowych na cały garnizon. Styczeń to przygotowywanie deklaracji podatkowych, luty z kolei nagród rocznych.

Najcięższe jednak dla nas są tygodnie końca roku i pierwszy kwartał kolejnego. To czas rozliczenia i wydatkowania pozostałych i dodatkowo przyznanych środków. Początek roku to tak naprawdę okres sprawozdawczy za miniony rok. Polega on na uzgodnieniu wszystkich kont bankowych, przeprowadzeniu inwentaryzacji, sprawdzeniu poprawności zapisów księgowych. Jest to roczne podsumowanie pracy całego wydziału, którego wynikiem jest wykonane przez nas sprawozdanie finansowe całej jednostki.

Czy technologia towarzyszy w wykonywaniu codziennych zadań i jak zmieniła się praca w ciągu ostatnich lat?

Odkąd kieruję finansami w Komendzie Stołecznej Policji, niewiele się zmieniło w naszej pracy w tej kwestii. Systemy nie są na tyle przystosowane do naszych potrzeb, abyśmy mogli na nich polegać. Czasami to my zauważamy błędy w podsystemach SWOP.

Mimo wszystko zdołałam przekonać kolegów z wydziałów zaopatrujących, aby również zaczęli pracę w tym systemie, a nie przekazywali nam jedynie wydruków z aplikacji niepowiązanych ze SWOP. Przez to możemy więcej uwagi poświęcić właściwej pracy, zamiast kopiować dane do systemu.

Czy istnieje optymalne rozwiązanie, a może system, który mógłby pomóc Wam w codziennej pracy?

Nie ukrywam, że przydałby nam się system, który mógłby choć w części zastąpić tradycyjny obieg dokumentacji finansowej. Z drugiej strony mam świadomość, że wprowadzenie takiego rozwiązania w tak dużej jednostce Policji, jak my, z wieloma różnymi kanałami zależności i powiązań – jest bardzo trudnym i wymagającym zadaniem.

Jaka przyszłość czeka wydział, czy nie obawiacie się przejęcia obowiązków przez sztuczną inteligencję? A może jej wsparcie mogłoby pomóc w Waszej pracy?

Bardzo byśmy chcieli, aby ta „sztuczna inteligencja” zawitała w naszym wydziale, odciążyła nas i jednocześnie pomogła. Doświadczeni pracownicy odchodzą na emerytury bądź zasilają szeregi innych sektorów publicznych. Obecne problemy kadrowe naszej formacji dotykają także takich komórek, jak nasza. Zgłasza się do nas coraz mniej doświadczonych i kompetentnych kandydatów do pracy. Głównym powodem są wynagrodzenia oferowane dla tego typu specjalistów. W innych częściach kraju być może są one atrakcyjne, ale na stołecznym rynku pracy niestety nie są konkurencyjne.

Czy trzeba mieć odpowiednie kwalifikacje, kierunkowe wykształcenie i doświadczenie zawodowe w księgowości, aby zostać pracownikiem Wydziału Finansów i Budżetu KSP?

Prawdę mówiąc, do nas ciężko jest się dostać bez odpowiednich kwalifikacji. Zadania, jakie wykonujemy, wymagają znajomości przepisów z zakresu finansów publicznych choćby na podstawowym poziomie. Umiejętności praktyczne nabywa się poprzez pracę z naszymi doświadczonymi pracownikami i z nami — kierownictwem wydziału. Mam nadzieję, że wspólnymi siłami – tak jak dotychczas, najlepiej jak potrafimy, będziemy realizować wszystkie powierzone zadania.

Dziękuję za rozmowę.