Scenariusz to nie wszystko. Za kulisami policyjnych uroczystości

22.08.2024 • Daniel Niezdropa

Policyjna uroczystość w swojej finalnej odsłonie nie zawsze osobom biorącym w niej udział kojarzyć się może z tym, że jej przygotowanie i wręcz „dopięcie wszystkiego na ostatni guzik” wymaga często wielu godzin wcześniejszych przygotowań. Scenariusz, podział zadań, próby mające na celu stworzenie jak najlepszej wersji zakładanego wydarzenia, to istotne składowe. W tym wszystkim jej jeszcze najważniejszy czynnik, czyli ludzie, którzy w organizację każdego policyjnego przedsięwzięcia wkładają wiele serca i zaangażowania. Takim flagowym przykładem żmudnej zespołowej pracy przy organizacji policyjnej uroczystości jest coroczne Święto Policji w Komedzie Stołecznej Policji. Tu wszystko musi zagrać jak najlepiej i zawsze dbają o to: Gabinet Komendanta Stołecznego Policji, Wydział Kadr, Wydział Prewencji, Wydział Teleinformatyki, Oddział Prewencji Policji w Warszawie zapewniający udział Kompanii Reprezentacyjnej, Pocztu Sztandarowego oraz Flagowego, a także wiele osób z innych komórek organizacyjnych naszej jednostki. Dotyczy to również zaplanowanych pokazów policyjnych umiejętności, sprzętu oraz wyposażenia. To samo, tylko zazwyczaj w trochę mniejszej skali dzieje się w jednostkach całego garnizonu. Za kulisami policyjnych uroczystości jest zawsze mnóstwo pracy, dlatego ten materiał dedykujemy wszystkim tym, którzy dbają o ich wysoki poziom.

Zdjęcia w całości wykonał Tomasz Oleszczuk

SKRÓTEM PO UROCZYSTOŚCIACH

Kiedy goście i uczestnicy pojawiają się na apelu bądź zbiórce, to z reguły wszystko jest już gotowe. Przy mównicy czuwa lektor, a dowódca uroczystości jest w pogotowiu, aby złożyć meldunek. Wtedy pojawia się komendant i to jest najważniejszy impuls do formalnego rozpoczęcia zaplanowanego przedsięwzięcia. Wszystko zależy od charakteru uroczystości, a tych w naszej służbie nie brakuje. Te o bardziej podniosłym charakterze odbywają się z udziałem Pocztu Sztandarowego i trębacza (którego niekiedy zastępuje nuta melodyczna podawana ze sprzętu nagłaśniającego). Czy jest to wręczenie nagród wyróżniającym się w służbie policjantom oraz pracownikom Policji, czy też odznaczeń, jak również obejmowanie i zdawanie stanowisk, to każda uroczystość wymaga wcześniejszego przygotowania, aby jej oprawa podkreślała charakter wydarzenia i dodawała mu właściwej rangi.

Najważniejszym poradnikiem dla wszystkich osób zaangażowanych w przygotowanie policyjnej uroczystości jest „Ceremoniał Policyjny” stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 122 Komendanta Głównego Policji z dnia 25 maja 2012 r. w sprawie ceremoniału policyjnego. Został on stworzony po to, aby ujednolicić sposób prowadzenia zbiórek i apeli w Policji i zawiera nie tylko standardy wymaganych zachowań, ale przede wszystkim cenne wskazówki, które mają pomóc w organizacji oraz sprawić, że uroczystość będzie przeprowadzona w sposób fachowy, ze szczególną dbałością o każdy jej element. Aby jednak apel i zbiórka mogły się odbyć, tak jak zapowiedzieliśmy na samym początku, muszą być w ich organizację zaangażowane konkretne osoby. W Komendzie Stołecznej Policji przewodnią rolę w tym zakresie odgrywa Gabinet Komendanta Stołecznego Policji, który jest też najlepszym doradcą dla wszystkich osób z całego garnizonu, zajmujących się organizacją policyjnych zbiórek i apeli.

Dlatego też z myślą o tych wszystkich pracowitych osobach za kulisami policyjnych uroczystości, a później biorących udział w finalnym przedsięwzięciu, postanowiliśmy napisać i bardziej przybliżyć to, czym się zajmują i dlaczego ich praca jest taka ważna.

PLANOWANIE – CEL

Mnogość, a niekiedy wręcz powtarzalność rodzajów uroczystości resortowych – sprawia, że po jakimś czasie zadania te realizuje się z pamięciową dokładnością. Należy wiedzieć, że planowanie jest podstawą skutecznej organizacji pracy. Może nie wszystkie policyjne uroczystości będą wymagały planowania z wyprzedzeniem czasowym, jednak organizacja Święta Policji wymagać będzie określenia celu (wszystko musi zagrać i to zgodnie z ceremoniałem). Takie przedsięwzięcie będzie potrzebowało przygotowania dużo wcześniej szczegółów, które będą miały istotne znaczenie np. rezerwacja sali, czy innego miejsca, które ze względu na swoje walory może znaleźć się w zainteresowaniu innych osób, firm lub instytucji. Dlatego warto tutaj pospieszyć się i zająć takie miejsce kilka miesięcy wcześniej. Przydałoby się również mieć w zanadrzu tzw. wyjście awaryjne, bo kapryśna pogoda może nagle sprawić, że planowany uroczysty apel zamieni się w zbiórkę w obiekcie.

PODZIAŁ RÓL

Każda uroczystość wymaga podzielenia zadań, chociaż im mniejsza jednostka, tym więcej zadań może mieć do wykonania jedna osoba np. oficer prasowy w rejonie lub powiecie. Jednak nigdy nie jest tak, że całość spoczywa na barkach tylko jednego funkcjonariusza lub pracownika. Dlatego przy organizacji większych policyjnych uroczystości zwykle pracuje prawdziwy sztab ludzi, których nie widać, a efekty ich pracy poznajemy dopiero w finalnym wydarzeniu, w którym oni też biorą później aktywny udział. Dlatego często komendanci powołują specjalne zespoły, które mają za zadanie wspierać się i wspólnie realizować punkt po punkcie określone założenia przygotowania uroczystego apelu bądź zbiórki z okazji Święta Policji. W zespołach tych znajdują się przedstawiciele różnych wydziałów, w zależności od potrzeb i założonych celów, między innymi Gabinet Komendanta Stołecznego Policji, Wydział Kadr, Wydział Teleinformatyki, Wydział Zaopatrzenia (Wydziały Wspomagające w jednostkach terenowych), oficerowie prasowi oraz szereg innych ważnych osób, które wykonują pracę na rzecz policyjnej uroczystości.

Od wielu lat obchodom Święta Policji w garnizonie stołecznym towarzyszą pikniki oraz festyny, w ramach których odbywają się pokazy policyjnego wyposażenia oraz umiejętności. Tu również angażowane są jednostki i wydziały KSP, takie jak SPKP, Oddział Prewencji Policji (Kompania Reprezentacyjna Policji), Komisariat Rzeczny Policji, Laboratorium Kryminalistyczne, Wydział Wywiadowczo-Patrolowy, Wydział Ruchu Drogowego oraz inne w zależności od potrzeb. Mówi się, że w naszej formacji każdy powinien znać swoje miejsce w szeregu i tutaj każdy odpowiada za swój odcinek nie tylko zakulisowych przygotowań, ale również później podczas ostatecznej uroczystości, pokazu czy pikniku. Na tym etapie warto wyznaczyć już lektora i dowódcę uroczystości.

GOŚCIE – ZAPROSZENIA

Bardzo ważny element przygotowań to właśnie sporządzenie listy gości. Tutaj nie zaszkodzi kierować się zasadą precedencji (zasada pierwszeństwa, zaproszenia, powitania gości, poczynając od najważniejszych), co później nieco upraszcza sprawę podczas przygotowania przemówienia bądź ujęcia zaproszonych w wypowiedzi komendanta witającego przybyłych, czy też lektora prowadzącego uroczystość. Zaproszenie odbywa się zwykle w sposób formalny i tradycyjny, dlatego najczęściej praktykowaną formą jest przygotowanie zaproszenia i dostarczenie do adresata. Na tym jednak nie kończy się kwestia gości, bo o zaproszonych należy pamiętać do samego końca, aż do momentu rozpoczęcia uroczystości. Dlatego też w zaproszeniu warto poprosić o potwierdzenie przybycia bądź wskazania osoby, która przybędzie w imieniu zapraszanej bądź zapraszanego. W tym celu można wskazać termin, do którego należy potwierdzić przybycie. Na osobie, która się tym zajmuje, spoczywa duża odpowiedzialność, aby uniknąć sytuacji, w której powitanoby pierwotnie zaproszoną osobę, zamiast tej właściwej, która przybyła na uroczystość w zastępstwie, bądź na odwrót. Dobrą praktyką jest pozostawanie w telefonicznym kontakcie z zaproszonymi bądź osobami, które miałyby potwierdzać ich przybycie np. pracownicy gabinetów ministerialnych, sekretariatów, biur poselskich itd.

PLAKAT – INFORMACJA

Święto Policji to szczególna uroczystość, jej celem jest nie tylko kultywowanie tradycji, ale również podkreślanie więzi ze społeczeństwem oraz tego, że Policja to formacja działająca dla dobra obywateli, dla ich bezpieczeństwa. Stąd też wychodzenie naprzeciw społeczeństwu, dbanie o dobry wizerunek i jego kształtowanie poprzez informowanie mieszkańców o takich uroczystościach, zwłaszcza wtedy, kiedy towarzyszące świętu przedsięwzięcia są dedykowane dla mieszkańców, np. pokazy umiejętności, sprzętu czy wyposażenia. Temu właśnie służy plakat, który w swojej formie ma przykuwać uwagę i zachęcać do udziału w policyjnym przedsięwzięciu. Dzisiaj dzięki mediom społecznościowym może być udostępniony i upowszechniony jeszcze szerzej, jednak wyeksponowanie go w tradycyjnej – papierowej formie na pewno nie zaszkodzi. Dlatego można umieścić go widocznym miejscu w siedzibie jednostki Policji oraz w urzędach i miejscach użyteczności publicznej.

CEREMONIAŁ POLICYJNY

O tym wspomnieliśmy już wcześniej, jednak jeszcze raz podkreślimy, jak ważny jest w praktyce. Zarządzenie o ceremoniale należy traktować jako cenne źródło informacji nie tylko o zasadach organizacyjnych policyjnych uroczystości, ale jako źródło kompleksowej informacji, która daje pogląd nie tylko na konkretne czynności, ale też na sposób przygotowania miejsca pod uroczystość. Zawiera on bowiem standaryzowane szablony i wzory scenariuszy zbiórki i apelu, a także szkice sytuacyjne oraz fotografie. O tym, że w garnizonie stołecznym zawsze kładziono duży nacisk na ceremonialne przygotowanie uroczystości, świadczy fakt, że w pracach nad przygotowaniem ceremoniału policyjnego brali udział policjanci z garnizonu stołecznego, w tym również dowództwo Kompanii Reprezentacyjnej Policji.

SCENARIUSZ

O powtarzalności resortowych uroczystości padło już kilka słów i doświadczony policyjny organizator mógłby z pamięci wyrecytować wszystkie elementy uroczystości. Pamiętajmy jednak, że ze scenariuszem muszą zapoznać się wszyscy, którzy biorą udział w organizacji zbiórki czy apelu, w tym sami komendanci, dowódca uroczystości, dowódca Kompanii Reprezentacyjnej Policji, kapelmistrz (w przypadku udziału Orkiestry Reprezentacyjnej Policji), a także wszyscy, które wykonują jego poszczególne punkty i założenia np. podczas odczytywania i wręczania aktów mianowania na wyższe stopnie służbowe oraz odznaczeń państwowych i resortowych, oraz innych wyróżnień. Scenariusz powinien również trafić do osoby oraz instytucji, która aktywnie uczestniczy w Święcie Policji tj. KSP (przy organizacji świąt w jednostkach podległych) MSWiA, Komenda Główna Policji oraz urzędy i instytucje, których przedstawiciele będą ujęci w scenariuszu (przemówienia, wręczanie odznaczeń). Czasami wystarczy dokładna informacja przekazana do zainteresowanych osób o tym, w jakim momencie ich udział lub wystąpienie będzie zapowiedziane. Wzory scenariuszy określa bardzo dokładnie policyjny ceremoniał. Scenariusz może się zmieniać, dlatego ważne jest, aby czuwać nad wszelkimi zmianami do samego końca przygotowań, a nawet w trakcie samej uroczystości, gdzie nagle jakiś punkt może z przyczyn od nas niezależnych wypaść z przyjętego harmonogramu.

PRZEMÓWIENIA

Przygotowanie i zredagowanie przemówienia np. dla zabierającego głos komendanta wymaga wyjątkowej dokładności i konsultacji z samym przemawiającym, który np. będzie chciał nanieść w nim zmiany. Dlatego jego opracowanie opiera się na dobrej znajomości języka polskiego i potrzebuje zarówno tzw. lekkiego pióra, ale też wiedzy policyjnej na temat tego, jakie działania i przedsięwzięcia realizowane są i były w jednostce Policji. W tym zakresie Gabinet Komendanta Stołecznego Policji zawsze staje na wysokości zadania. W terenie ten punkt wchodzi zwykle w zakres pracy oficera prasowego.

PODZIĘKOWANIA (UPOMINKI)

Nie ma Święta Policji, żeby tego elementu zabrakło. Chcąc podkreślić zaangażowanie i wkład osób, instytucji, w tym również samorządowych, czy też innych służb mundurowych, w rozwój i funkcjonowanie Policji, przygotowywane są listy gratulacyjne (tu znowu kłania się lekkie pióro i wiedza o Policji), a także różnego rodzaju plakiety, ryngrafy i medale okolicznościowe. I mogłoby się wydawać, że to takie proste. Otóż nie. Trzeba przygotować projekty, szablony, złożyć zamówienia i dopilnować ich wykonania, a podczas uroczystości czuwać nad tym, aby zostały wręczone zgodnie z ujętą w scenariuszu chronologią.

ODZNACZENIA I MEDALE/AKTY MIANOWANIA

Tu już jest operacja złożona i wymagająca od pracowników kadrowych dopilnowania, aby trafiły do właściwych rąk podczas wręczania. Wszystko musi być ułożone zgodnie z przyjętą kolejnością, ustawieniem policjantów w szykach i szeregach i takim przygotowaniem odznaczeń i medali (wraz z książeczkami) oraz aktów mianowania, aby nie doszło do ich zamiany. Nad tym punktem zwykle czuwa kilka osób.

ZAPLECZE LOGISTYCZNE– MIEJSCE/SALA/CATERING

Już pisząc o planowaniu, wspomnieliśmy o zapewnieniu miejsca na uroczysty apel (na zewnątrz), czy też zbiórkę (w pomieszczeniu). Dlatego warto nawiązać kontakt, czy to z właściwymi władzami, instytucjami, aby takie miejsce wraz z terminem zarezerwować. Sprawa będzie prostsza, jeżeli uroczystość odbywa się w budynku jednostki bądź na jej dziedzińcu. Ważnym elementem jest też zabezpieczenie logistyczne: woda czy ewentualny catering, w ramach poczęstunku dla uczestników i zaproszonych gości. Te czynności również wymagają zaangażowania i nadzoru, aby niczego nie zabrakło i wszystko było na czas.

ZABEZPIECZENIE TECHNICZNE/ NAGŁOŚNIENIE

To chyba jedna z ważniejszych składowych uroczystości, która cały czas pozostaje za kulisami, a szczególnie osoby zajmujące się obsługą sprzętu nagłaśniającego oraz informatycznego. Do nich należy nie tylko skompletowanie i przygotowanie nagłośnienia, ale też sprawdzenie – czy wszystko działa, natomiast w czasie uroczystości, czuwanie, aby elementy muzyczne stanowiące tło były na czas, a w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych usterek, jak najszybsze ich usunięcie. Dlatego zawsze warto mieć pod ręką zapasowy mikrofon, czy też inne niezbędne akcesoria. O to wszystko zawsze dbają nasi specjaliści z Wydziału Teleinformatyki Komendy Stołecznej Policji.

PRZYGOTOWANIE WYSTAW/ATRAKCJI/PIKNIKU

To elementy angażujące kolejne osoby, sprzęt i wyposażenie, wcześniejsze przygotowanie i zebranie materiałów („105 zdjęć na 105-lecie powstania Policji Państwowej” w Komendzie Stołecznej Policji), czy też rozstawienie stanowisk, namiotów, przygotowanie ekspozycji. To nie tylko fizyczna przeprawa, to również działanie na czas, aby wszystko rozpoczęło się terminowo. Po zakończeniu uroczystości całość trzeba zdemontować, złożyć namioty itd.

PRZEGLĄD MUNDUROWY

Policyjna uroczystość, zbiórka, apel, wymaga założenia umundurowania wyjściowego, stąd też ważną regułą stało się organizowanie tzw. przeglądu mundurowego i sprawdzenie, szczególnie u policjantów, czy posiadają kompletne i aktualne składniki umundurowania, guziki, korpusówki, rękawiczki, sznury galowe. Taki przegląd warto zrobić z wyprzedzeniem, aby można było jeszcze uzupełnić stwierdzone braki.

PRÓBY

Mówi się, że „trening czyni mistrza”, mówi się też, że „im więcej potu na ćwiczeniach, tym mniej krwi w boju”. I faktycznie to nie są puste słowa, bo każdy element trzeba dokładnie przećwiczyć, a także całość uroczystości. Wtedy jest pewność, że wszystko wyjdzie jak najlepiej.

ZDJĘCIA I FILMY

Na każdej uroczystości nie może zabraknąć naszych dzielnych fotografów, którzy od lat uwieczniają historię Komendy Stołecznej Policji i filmowców z Wydziału Komunikacji Społecznej, którzy z nakręconych na zbiórkach i apelach – klipów filmowych, montują prawdziwe „perełki”, które można dzisiaj obejrzeć na stronie internetowej KSP oraz resortowych kontach społecznościowych. Nasi rejestratorzy nie ograniczają się jedynie do udziału w samej uroczystości, bo również na próbach są w stanie uchwycić ciekawe kadry, które można później wykorzystać przy montażu ostatecznej relacji.

I W KOŃCU UROCZYSTOŚĆ

Nawet jeżeli podczas prób pojawiają się drobne niedociągnięcia, które są zawsze na bieżąco korygowane, patrząc z perspektywy wieloletniego doświadczenia i zaangażowania policjantów i pracowników Policji garnizonu stołecznego w organizację policyjnych uroczystości – każde przedsięwzięcie ma zawsze wysoki poziom organizacyjny, a szczególnie podawane za wzorcowy przykład – Święto Policji.

Tak też można ocenić tegoroczne, przypadające w 105 rocznicę powstania Policji Państwowej, obchody w Komendzie Stołecznej Policji oraz jednostkach garnizonu stołecznego.

Nasi organizatorzy kolejny rok z rzędu zadbali o najdrobniejsze szczegóły i pokazali policyjny profesjonalizm.