AI w służbie pracowników administracji publicznej

29.01.2025 • Karina Pohoska

Od pewnego czasu obserwujemy, jak dynamicznie zmienia się sytuacja związana z dostępnością narzędzi opartych o sztuczną inteligencję. Jeszcze parę lat temu można by stwierdzić, że sytuacja ta nas bezpośrednio nie dotyczy. Jednak dziś mamy sporą świadomość istnienia AI w naszej rzeczywistości i coraz częściej i liczniej uczestniczymy w szkoleniach, które dają nam cenne wskazówki, jak korzystać ze sztucznej inteligencji (zwanej generatywną GenAI – Generative AI) w administracji publicznej. Narzędzie to niewątpliwie może być wielką pomocą przy realizacji naszych zadań służbowych, ale jego używanie obarczone jest również pewnym ryzykiem, dlatego warto nieustannie pogłębiać wiedzę w tym zakresie.

Zdjęcie: Freepik.com/AI

Sztuczna inteligencja w odpowiednich rękach może zrobić naprawdę wiele dobrego. Na podstawie poleceń użytkownika wygeneruje przetworzony tekst, obrazki, grafiki, filmy itp. Niestety rozwój GenAI pozwala na to samo wszelkiego rodzaju cyberprzestępcom. Ponieważ ta technologia jest coraz bardziej dostępna, w nieodpowiednich rękach może stać się narzędziem, które zdoła oszukać mnóstwo ludzi na całym świecie. Tworzenie ludzkich awatarów, manipulacja głosem, obrazem i tekstem, a wszystko to, aby wprowadzić kogoś w błąd, jest dziś na porządku dziennym. Dlatego właśnie, z całym szacunkiem do ogromu potencjału jaki GenAI posiada, warto zapoznać się z poradami, które pomogą nam w realizacji zdań służbowych bez szkody dla nas samych, jak również instytucji, dla której pracujemy.

AKT W SPRAWIE SZTUCZNEJ INTELIGENCJI

Blisko trzy lata nieprzerwanie trwały prace nad aktem w sprawie sztucznej inteligencji. Od momentu, gdy w kwietniu 2021 roku Komisja Europejska opublikowała projekt rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji i zmieniającego niektóre akty ustawodawcze Unii w tej kwestii, aż do 1 sierpnia 2024 roku, kiedy to akt wszedł w życie – jako pierwsza w skali świata, kompleksowa regulacja prawna dla systemów i modeli sztucznej inteligencji. Ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa, przejrzystości i zgodności z wartościami europejskimi w rozwoju i stosowaniu AI. Akt ma formę rozporządzenia, co oznacza, że jego przepisy obowiązują bezpośrednio na obszarze całej Unii Europejskiej. Dla unijnej społeczności jest niezaprzeczalnym krokiem milowym, pytanie tylko – czy zdołamy to „udźwignąć”?

W Ministerstwie Cyfryzacji wszelkie prace związane z dostosowaniem naszego polskiego prawa do przepisów aktu AI rozpoczęły się na początku roku 2024 – po tym, jak 13 marca Parlament Europejski zatwierdził nowe rozporządzenie. 2 kwietnia 2024 roku ogłoszone zostały pierwsze konsultacje, podczas których uzyskano wstępną opinię interesariuszy sektora AI dotyczącą tego, w jakim kierunku miałoby pójść wprowadzanie wspomnianego aktu do naszego polskiego systemu prawnego.

W Polsce, ze względu na regulowaną materię, istotne elementy aktu o sztucznej inteligencji będą wprowadzane stopniowo. Co do zasady, przepisy z nim związane będą obowiązywać po upływie 24 miesięcy od jego ogłoszenia, jednak w przypadku części przepisów te terminy to kolejno 6, 12 i 36 miesięcy.

Warto wiedzieć, że już niebawem, bo w lutym 2025 roku mocy nabiorą przepisy zakazujące stosowania w całej Unii szczególnie niebezpiecznych systemów AI, a w sierpniu tego roku w życie wejdą przepisy kluczowe dla nadzoru nad sztuczną inteligencją dotyczące m.in. określenia organu nadzoru rynku i organu notyfikującego, modeli AI ogólnego przeznaczenia, jak również te dotyczące kar za naruszenia aktu.

Przepisy, które odnoszą się do systemów AI wysokiego ryzyka oraz związanych z nimi obowiązków, zaczną obowiązywać jako ostatnie. Wejdą w życie w sierpniu 2026 i w sierpniu 2027 roku. W tym drugim przypadku chodzi o niektóre systemy wysokiego ryzyka będące elementem produktów podlegających osobnym normom.

Wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski podkreśla, że akt o sztucznej inteligencji pozwoli zagwarantować, że AI będzie działała dla dobra wszystkich obywateli i obywatelek Polski. W Ministerstwie Cyfryzacji temat ten traktowany jest priorytetowo. – Polska, negocjując przepisy, podkreślała, że każdy system AI w jej cyklu życia powinien spełniać trzy warunki: być zgodny z prawem, uwzględniać zasady i reguły etyki dla godnej zaufania sztucznej inteligencji oraz być bezpieczny i odporny technicznie – wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski. (źródło: https://www. gov.pl/web/cyfryzacja/przelomowe-przepisy-dotyczace-sztucznej-inteligencji--parlament-europejski-przyjal-rozporzadzenie)

Jeśli ktoś chciałby zapoznać się z oficjalną treścią Aktu w języku polskim, można to zrobić wchodząc na stronę: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32024R1689

GENERATYWNA SZTUCZNA INTELIGENCJA W CODZIENNEJ PRACY

Każdy z nas doskonale wie, jak czasochłonne są niektóre czynności w naszym środowisku pracy. Żmudne procesy bywaj niekiedy nieefektywne i marnują cenny czas, który mógłby być spożytkowany na coś innego. Na domiar złego różne, codzienne zadania są frustrujące i po pewnym czasie prowadzą do wypalenia zawodowego. Zastosowanie sztucznej inteligencji podczas zawodowych czynności przyniosłoby nie tylko ułatwienie życia pracownikom, poprawę jakości obsługi obywateli, ale również dałoby zielone światło dalszemu rozwojowi nowoczesnych technologii w instytucjach.

Dobrze skonfigurowane procesy realizowane za pomocą AI mogłyby zdecydowanie przyspieszyć i usprawnić zarządzanie danymi, przetwarzanie dokumentów oraz inne, na dzień dzisiejszy rutynowe zadania, z którymi mają do czynienia pracownicy. GenAI bez wątpienia mogłaby wspomóc twórcze procesy myślowe na wielu płaszczyznach. Potrzebujemy projektu dokumentu, zarządzenia itp.? Nie ma problemu. Potrzebujemy analizy danych? Proszę bardzo. Opisane dokładnie zadanie, zawierające w poleceniu dużą ilość informacji merytorycznych, tematykę przedsięwzięcia, opis odbiorcy, kontekstu, stylu treści, języka a nawet i objętości wygenerowanego materiału, pozwoli szybko realizować powierzone nam zadania i sprawnie przechodzić do kolejnych. GenAI bardzo dobrze radzi sobie z żądaniami wychodzącymi od nas ludzi, dlatego m.in. świetnie sprawdzi się przy wszelkich artykułach prasowych i naukowych, gdzie będzie potrzeba streszczenia, przygotowania materiału tezowego lub komunikatu, czy nawet przetłumaczenie tekstu z formalnego języka, na ten bardziej zrozumiały dla przeciętnego obywatela. Możemy nawet poprosić AI, aby podpowiedziała nam, gdzie szukać dodatkowych informacji na dany temat. Jest duża szansa, że poda nam nawet konkretne linki. Nie mylmy jej jednak ze zwykłą internetową wyszukiwarką. Pamiętajmy, że nawet AI potrafi się mylić, dlatego na nas spoczywa sprawdzenie czy wygenerowane nowe treści nie wprowadzają w błąd, nie są stronnicze, wulgarne i dyskryminujące.

GenAI to bardzo przydatne narzędzie, ale tylko wtedy, gdy sprecyzujemy kontekst naszego żądania. Starajmy się nie zadawać pytań typu: jak coś działa? Dokładnie opisujmy, o co nam chodzi, czego szukamy, co chcemy usprawnić itd. Można też podpytać, jak aktualne przepisy przekładają się na działanie tej konkretnej rzeczy w innych jednostkach i jakie mogą być skutki zastosowania jej w naszej pracy. To tylko jeden z niewielu przykładów, ale z doświadczenia wiemy, że większość ciekawych pomysłów powstaje na skutek metody prób i błędów, dlatego nie bójmy się eksperymentować z GenAI. Bo jeśli nie teraz, to kiedy?

KONIECZNOŚĆ SZKOLEŃ Z ZAKRESU AI

Nie oszukujmy się, wdrożenie narzędzi AI do codziennego życia urzędów wymaga odpowiedniej infrastruktury i otwartości na zmiany. Fakt, że popularność sztucznej inteligencji na różnych płaszczyznach rozwija się bardzo dynamicznie, będzie z czasem wymagać choćby podstaw znajomości kwestii związanych z tym tematem. Dla młodego pokolenia nie będzie stanowić to żadnego problemu, bo obcują z tym na co dzień, jednak przedstawiciele starszego pokolenia mogą nie czuć się komfortowo w obliczu nadejścia „nowego” i mogą nie być zbyt entuzjastycznie nastawieni na zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. Niestety niezbyt wiele instytucji może pochwalić się wykwalifikowanym stanem kadrowym – jeśli chodzi o znajomość AI. Podnoszenie kompetencji zawodowych pracowników z tego zakresu wewnątrz firmy powinno być jednym z priorytetów, ponieważ jest to technologia, która będzie dalej ewoluować, dając coraz to nowsze możliwości nie tylko w procesach administracyjnych, ale także jako inwestycja w rozwój firmy. Im więcej przeszkolonych pracowników, tym mniej poczucia strachu i zagubienia w obliczu nowinek technologicznych. Warto na poważnie myśleć o wdrażaniu i wykorzystywaniu AI w naszym sektorze, żeby za kilka lat nie okazało się, że jesteśmy daleko w tyle ze wszystkim, a inne kraje i instytucje już dawno nas wyprzedziły. Pomyślmy, ile dobrego mogłaby przynieść automatyzacja niektórych procesów i jak AI mogłaby pomóc w tworzeniu spersonalizowanych usług dla wszystkich obywateli. Kto wie, może nawet wzrosłoby ich zadowolenie i zwiększyłoby się zaufanie do instytucji publicznych. Brzmi to nad wyraz dobrze, prawda?

KOMUNIKACJA – PRAWIE JAK Z CZŁOWIEKIEM

Ponieważ sztuczna inteligencja uczy się na treściach tworzonych przez ludzi dla ludzi, w momencie podejmowania z nią interakcji nie zapomnijmy o stosowaniu zasad obowiązujących w komunikacji międzyludzkiej. Dosłownie mówiąc, rozmawiajmy z nią, jak z drugim człowiekiem. I wcale nie jest to żaden żart, ale nasza nowa rzeczywistość, która raczej będzie szła z postępem, niż cofała się do średniowiecza. Nawet jeśli zdarzy się, że wygenerowane treści nie okażą się dla nas zbyt satysfakcjonujące, to zupełnie, jak podczas rozmowy z drugim człowiekiem, można poprosić AI o doprecyzowanie i podanie większej ilości informacji i szczegółów. Różne formy naszych poleceń i zapytań, wskazywanie konkretów, wad i zalet otrzymywanego materiału, pozwalają na osiągnięcie znacznie lepszych rezultatów. Swoją drogą ciekawe, jak GenAI zareagowałaby, gdybyśmy poprosili o wytłumaczenie nam czegoś, w sposób taki „jak chłop krowie na miedzy”, czyli prosty.

O TYM NALEŻY PAMIĘTAĆ

Ochrona danych osobowych – pod żadnym pozorem do narzędzi GenAI nie wpisuj informacji, które zawierają dane wrażliwe, są niejawne, zawierają wewnętrzne informacje urzędowe, które nie są przeznaczone do upublicznienia oraz zawierające wszelkie dane osobowe, gdyż naruszy to przepisy o ich ochronie. Gdy korzystamy z GenAI, to tracimy kontrolę nad danymi, które przekazujemy i tak naprawdę nie wiemy do czego mogą być w przyszłości użyte przez twórcę systemu, ani też w jaki sposób będą one przechowywane. Lepiej być przezornym, więc rozważnie wprowadzaj informacje, ponieważ ich późniejsze usunięcie może być z różnych przyczyn niemożliwe.

Stosowanie się do zasad panujących w urzędzie – zapoznajmy się z regulaminem miejsca pracy. Przestrzegajmy zasad, aby nasze działania nikomu nie szkodziły i nie naruszały prawa.

Halucynacje AI – kto już miał do czynienia ze sztuczną inteligencją – ten wie, że niestety narzędzia AI potrafią zaskakiwać przy tworzeniu nowych treści, tworząc takie, które z prawdą nie mają nic wspólnego. O ile nowy produkt wyglądać będzie całkiem realistycznie, o tyle teksty, jak i grafiki, czy też filmy mogą mijać sie z rzeczywistością. Nazywamy to halucynacjami i właśnie z tego powodu należy zawsze weryfikować rzeczy wygenerowane przez narzędzia AI. Zawsze porównujmy wszystko z wiarygodnym źródłem, można też konsultować się z ekspertami w danej dziedzinie. Korzystajmy ze stron przeznaczonych do sprawdzania faktów, a nawet zadawajmy pytania, czy coś jest zgodne z rzeczywistością.

Stronniczość i dyskryminacja – niestety nie wszystkie treści wychodzące od GenAI są reprezentatywne. Zdarza się, że na skutek wymieszania się różnych danych, pewne rzeczy, które ukażą się naszym oczom będą dyskryminować ze względu na płeć, pochodzenie, rasę, wyznanie, niepełnosprawność, wiek czy wiele innych cech. Zatem jeszcze raz sprawdzajmy każdy materiał, który dostaniemy od AI.

PODSUMOWANIE

Coraz więcej pracodawców w swych ofertach pracy zamieszcza informację, że poszukują osoby umiejącej wykorzystać wiedzę techniczną przy pomocy technologii. Nie bójmy się jednak, że nagle AI dokona takiej rewolucji, że za chwilę każdy szef będzie zastępował człowieka robotami. To raczej odległa wizja. Bardzo ważną kwestią jest natomiast zwiększenie świadomości wśród pracowników, że rozwiązania związane z AI są bezpieczne i nie będą skutkowały redukcją zatrudnienia, a jedynie usprawnieniem funkcjonowania pewnych procesów i ułatwieniem pracy, a co za tym idzie podniosą poziom świadczenia usług, ponieważ narzędzia AI mogą na przykład wyeliminować ryzyko błędu ludzkiego. Jako podsumowanie najlepsze chyba będzie połączenie ze sobą wypowiedzi przedstawicieli Instytutu Technologii w Massachusetts (MIT Data Lab) oraz Harvard Business Review, a mianowicie: „sztuczna inteligencja nie służy do zastąpienia człowieka robotem, ale pomaga zastąpić robota w człowieku – jednak człowiek posiadający znajomość AI może zastąpić człowieka nieposiadającego znajomości AI”. Warto się nad tym zastanowić, gdy myślimy o zasadności poznania tej technologii.

Opracowano z wykorzystaniem materiałów:
https://www.gov.pl/web/ai/generatywna-sztuczna-inteligencja-w-sluzbie-pracownikow-administracji-publicznej---pierwsze-kroki
https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/przelomowe-przepisy-dotyczace-sztucznej-inteligencji--parlament-europejski-przyjal-rozporzadzenie
https://www.gov.pl/web/ai/rewolucja-w-regulacji-wchodzi-w-zycie-akt-o-ai